InvoiceCraft Appguide — Funktionsgenomgång

1. Översikt

/app

Din startsida efter inloggning — en komplett bild av företagets läge på några sekunder.

Nyckeltal: utestående (ej inkasserat) saldo, förfallna fakturor, produkter med lågt lagersaldo och utkast.
Listan ”Fakturor som kräver uppmärksamhet” sorterad efter prioritet (förfallna först, sedan öppna).
En ”Snabbstart”-checklista för de första stegen (företagsprofil, första kunden, första produkten, första fakturan).
Kort för ”Lågt lagersaldo” och ”Senaste kunder” med direktlänkar.
Snabbknappar för att skapa ett nytt dokument eller öppna kunder och katalog.
Ett fast sidofält för navigering, med global sökning (fakturor, kunder, produkter) högst upp.

Översikten: nyckeltal, fakturor som kräver uppmärksamhet och snabbstart.

2. Dokument (fakturor, offerter & följesedlar)

/documents

Appens operativa hjärta: en tabell för alla fakturor, offerter, följesedlar och kreditfakturor (Gutschrift).

Flikar per typ: faktura, offert, följesedel, e-fakturaimport och importer.
Filtrera på status: utkast, utfärdad, betald, makulerad — plus filtret ”endast förfallna” och fritextsökning.
Visar nummer, kund, utfärdandedatum, status, referens och utestående saldo per dokument.
Direkta åtgärder: öppna dokumentet, registrera betalningar och visa arkivet.
Sidnumrering med justerbart antal rader, intern rullningsyta och fast tabellhuvud.

Dokumentlistan med färgade statusar och utestående saldon.

3. Skapa ett nytt dokument

/documents/new

En steg-för-steg-guide för att snabbt skapa en ny faktura, offert eller följesedel utan misstag.

Välj dokumenttyp (faktura / offert / följesedel) och sedan kund från en sökbar lista.
En följesedel visar endast artiklar och kvantiteter — utan priser eller moms.
Lägg till rader från katalogen eller manuellt: kvantitet, pris och momssats per rad.
Automatiska summor: netto, moms (inklusive stöd för tyska småföretagarregeln §19 UStG ”Kleinunternehmer”) och brutto.
En slutlig granskning innan du sparar som utkast eller utfärdar direkt.

Nytt dokument — Guiden för nytt dokument med dess steg.

4. Kunder

/customers

Komplett kundhantering med alla skatteuppgifter som krävs för tysk och europeisk fakturering.

Ett nyckeltalsfält högst upp: aktiva kunder, antal dokument, utestående saldo och toppkunder.
Tabellen visar per kund: aktivitet (antal dokument, utestående saldo, senaste dokument), kontaktuppgifter och skatteuppgifter (skattenummer, momsregistreringsnummer och Leitweg-ID för offentliga B2G-kunder).
Statusmärke (aktiv / inaktiv) och B2G-märke för myndigheter.
Direktsökning, redigera- och ta bort-åtgärder per rad samt kortvy på mobil.

Kundsidan — Kunder: nyckeltalsfältet och den detaljerade tabellen.

5. Katalog (produkter & tjänster)

/catalog

Biblioteket med produkter och tjänster som fakturaraderna byggs av, med valfri lagerspårning.

Varje artikel har: namn och beskrivning, typ (produkt / tjänst), enhet, kod, pris, standardkvantitet och momssats.
Lagerspårning: aktuellt lagersaldo, larmgräns för lågt saldo, lagervärde, med färgade statusmärken (i lager / lågt / slut / spåras inte).
Ett snabbt lagerfilter (alla, spårade, lågt, slut, tillgängliga) och textsökning.
En lagerjusteringsknapp direkt i tabellen och en länk till varje produkts rörelsehistorik.

Katalogsidan — Katalogen med lagerstatusmärken och radåtgärder.

6. Lagerrapport

/inventory

En analytisk vy av lagret: värde, varningar och rörelsehastighet.

Nyckeltal: totalt lagervärde, antal spårade artiklar, artiklar med lågt saldo och potentiell marginal.
En detaljerad tabell med aktuellt lagersaldo, larmgränser och 30 dagars rörelse.
En bevakningslista för lågt lagersaldo och de mest aktiva produkterna.
CSV-export, utskrift / PDF och e-post med bristlistan till ditt team.

Lagerrapporten med nyckeltal och bevakningslistor.

7. Rapporter

/reports

Finansiella rapporter för vald period, med fullständig arkivexport.

Filtrera på kund, produkt och period.
Periodens nyckeltal: utfärdat värde, antal dokument, genomsnittligt dokumentvärde och totalsumma.
Ett diagram över intäktstrenden och toppkundernas andel av intäkterna.
En åldersanalys av kundfordringar (ej förfallna, 1–15, 16–30, 31+ dagar) och listan över förfallna fakturor.
Exportera ett ZIP-arkiv med PDF-filer, e-faktura-XML och valideringsprotokoll för en vald period.

Rapportsidan — Rapporter: filter, intäktstrend och åldersanalys.

8. Aktivitetslogg

/activity

Ett revisionsspår för varje ändring i kontot — vem som ändrade vad och när.

Täcker dokument, kunder, katalog, lager och inställningar.
Filtrera på entitet, åtgärdstyp, användare och period.
Visar tid, åtgärd, entitet, ändringssammanfattning och användaren som utförde den.

9. Inkommande e-fakturor

/einvoices

Ta emot och granska leverantörers e-fakturor i formaten XRechnung och ZUGFeRD.

Importera e-faktura-XML / PDF-filer och validera dem.
Se valideringsstatus för varje importerad faktura.
En detaljsida per faktura som visar alla extraherade uppgifter.

10. Import & export

/import-export

Flytta data in i och ut ur appen som CSV.

Massimportera kunder och katalogartiklar från CSV-filer.
Exportera dina data för säkerhetskopiering eller extern bearbetning.
Färdiga mallar och instruktioner för filformat.

Import och export — Import- och exportsidan.

11. Företagsinställningar

/settings/company

De officiella uppgifterna som visas på dina fakturor och styr faktureringsbeteendet.

Företagsnamn, adress, kontaktuppgifter och logotyp.
Skattenummer (Steuernummer / USt-IdNr) och alternativet för småföretagare (Kleinunternehmer).
Bankuppgifter (IBAN / BIC) som skrivs på fakturan.
Nummerprefix för fakturor och offerter samt standardvaluta och språk.

Företagsinställningar med skatte- och bankuppgifter.

12. Fakturamallar

/settings/templates

Anpassa den slutliga PDF-fil som din kund får.

Välj designmall och anpassa färgerna.
Sidhuvud- och sidfotstexter (betalningsvillkor, juridiska anmärkningar, hälsning).
En live-förhandsgranskning av mallen innan du sparar.

Fakturamallar — Fakturamallredigeraren med förhandsgranskning.

13. Användare & inbjudningar

/settings/users

Hantera ditt team och deras behörigheter i företagskontot.

Bjud in nya medlemmar via e-post.
Graderade roller och behörigheter (ägare, chef, redaktör…) styr vad varje medlem kan göra.
Följ upp och återkalla väntande inbjudningar och hantera nuvarande medlemmar.

Användare och inbjudningar — Hantering av användare och inbjudningar.

14. Prenumeration & fakturering

/billing

Hantera din egen InvoiceCraft-prenumeration.

Se din nuvarande plan (Free / Basic / Pro / Business) och dess gränser.
Uppgradera eller nedgradera och hantera din betalmetod via Stripe.
Se dina tidigare prenumerationsfakturor.

Prenumeration och fakturering — Prenumerationssidan och planhantering.

15. Leverantörer

/suppliers

Motsvarigheten till Kunder: företagen du köper från. Leverantörer binder ihop dina inköpsorder, leverantörsfakturor och utgifter.

Registrera kontaktuppgifter, adress, momsregistreringsnummer och betalningsvillkor per leverantör.
Sök leverantörer på namn och filtrera på status (aktiv / inaktiv).
Öppna en leverantör och se dess inköpsorder och leverantörsfakturor på ett ställe.
Inaktiva leverantörer finns kvar i historiken men visas inte längre i urvalslistor.

16. Inköpsorder

/purchase-orders

Beställ varor från dina leverantörer och följ upp vad som faktiskt kommer in.

Skapa en inköpsorder från katalogen och skicka den till leverantören som pdf via e-post.
Registrera varumottagning — delvis eller i sin helhet; lagret ökar med det du faktiskt tog emot.
Returnera varor till en leverantör när en leverans är fel eller skadad.
Trevägsmatchning jämför order, varumottagning och leverantörsfaktura och flaggar avvikelser innan du betalar.
Påfyllnadsförslag (i lagerdelen) kan skapa en inköpsorder för produkter som håller på att ta slut.

17. Leverantörsfakturor

/purchase-invoices

Fakturorna dina leverantörer skickar till dig — ingående moms i din momsdeklaration.

Registrera en leverantörsfaktura manuellt eller skapa den från en befintlig inköpsorder.
Inkorgen (/incoming) tar emot leverantörsfakturor, visar de avlästa uppgifterna för granskning och gör om dem till utkast — inget bokförs förrän du bekräftat.
Följ betalstatus och förfallodatum så att inget betalas dubbelt eller för sent.
Bokför en leverantörsfaktura som utgift i ett steg.

18. B2B-inkorg

/b2b-inbox

Dokument som länkade säljare på den här plattformen skickar till ditt företag — utan e-post eller filutbyte.

Se varje dokument som ett annat InvoiceCraft-företag har utfärdat till dig.
Öppna en dokumentkopia: exakt det avsändaren utfärdade, oförändrat.
Gör om ett inkommet dokument till ett inköpsutkast i ett steg.
Företagslänkar godkänns under Inställningar → Företagslänkar, så ingen kan skicka dokument till dig utan ditt samtycke.

19. Utgifter

/expenses

Dina löpande rörelsekostnader — från kvitto till godkänd och bokförd utgift.

Registrera en utgift med datum, beskrivning, belopp, momssats och kategori, och bifoga kvittot.
Filtrera på period, konto, kategori och status.
Godkännandeflöde: skicka in, godkänn eller avslå en utgift — ett avslag har alltid en motivering.
Bokför en befintlig leverantörsfaktura direkt som utgift i stället för att registrera den två gånger.

20. Utgiftskonton

/expense-ledgers

Kontostrukturen som dina utgifter bokförs på — så att summorna stämmer med vad din redovisningskonsult förväntar sig.

Definiera konton med namn, typ och beskrivning.
Koppla varje utgift till ett konto; rapporter och exporter grupperas per konto.
Sätt upp kontona en gång i början och återanvänd dem för varje utgift.

21. Bank

/banking

Importera kontoutdrag och stäm av dem mot dina fakturor.

Håll ett eller flera bankkonton med namn och IBAN.
Importera en kontoutdragsfil; transaktionerna listas med datum, belopp och referens.
Matcha en transaktion mot en obetald faktura för att markera den som betald — lämpliga kandidater föreslås.
Det importerade saldot matar även likviditetsprognosen, så håll det aktuellt.

22. Likviditetsprognos

/cashflow

En rullande 13-veckorsprognos byggd på ditt banksaldo, obetalda fakturor och återkommande scheman.

Nyckeltal: aktuellt banksaldo, lägsta prognostiserade saldo, riskveckan, förfallna kundfordringar och obetalda leverantörsskulder.
Jämför tre scenarier — Bas, Optimistiskt och Försiktigt.
Scenarier är enbart en prognos: de ändrar aldrig dina dokument.
Saknas banksaldot eller är det inaktuellt säger sidan det och markerar prognosen som osäker — importera då ett färskt kontoutdrag under Bank.

23. Återkommande fakturor

/recurring-invoices

För kunder du fakturerar i fast takt — abonnemang, löpande arvoden, serviceavtal.

Ange ett schema (till exempel månadsvis eller kvartalsvis) utifrån en befintlig faktura.
Förhandsgranska nästa faktura innan den skapas.
Skapa nästa faktura som utkast, så att du granskar den före utskick.
En period som redan skapats skapas inte en andra gång.

24. Offertmallar

/quote-templates

Återanvändbara raduppsättningar för offerter du skriver om och om igen.

Spara en ofta använd kombination av produkter och tjänster som en mall.
Starta en ny offert från en mall i stället för att skriva in raderna på nytt.
Ändra en mall centralt — kommande offerter tar upp ändringen.

25. Projekt

/projects

Registrera tid på kundprojekt, godkänn timmar och fakturera dem som fakturautkast.

Skapa ett projekt per kund med budget och timpris.
Se registrerade timmar mot budgeten, så att överskridanden syns tidigt.
Godkänn inskickade timmar innan de blir fakturerbara.
Gör om godkända timmar till ett fakturautkast i ett steg.

26. Min tidrapport

/timesheet

Den personliga vyn för alla som registrerar timmar.

Registrera timmar på ett projekt med datum, längd och beskrivning.
Se din egen vecka i överblick och rätta poster innan du skickar in.
Skicka in timmar för godkännande; godkända timmar faktureras via Projekt.

27. Administration av kundportalen

/portal-admin/dashboard

B2B-portalen som dina kunder loggar in på för att beställa direkt av dig. Här administrerar du portalen som säljare.

Översikt — portalaktivitet och öppna order i överblick.
Produkter & kategorier — bestäm vilka katalogartiklar som visas i webbutiken och hur de grupperas.
Priser — kundspecifika priser och rabatter.
Kunder — ge portalåtkomst till en kunds användare och dra tillbaka den igen.
Order — granska inkomna portalorder och gör om dem till dokument.
Inställningar — hur portalen presenterar sig för dina kunder.

28. Smarta insikter

/insights

Regelbaserade förslag ur data du redan har.

Pekar ut sådant som är värt en titt — kunder som betalar sent, produkter som inte rör sig, ovanliga kostnadstrender.
Varje förslag länkar direkt till dokumentet eller posten det gäller.
Skrivskyddat: insikter ändrar aldrig något av sig själva.

29. Aviseringar

/notifications

Den centrala inkorgen för allt appen vill berätta för dig.

Förfallna fakturor, nya portalorder, avslutade importer och exporter, misslyckade utskick.
Klockan i sidhuvudet visar antalet olästa; sidan visar hela historiken.
Öppna en avisering för att hoppa direkt till posten den gäller.

30. Inloggningshistorik

/security/login-history

Vem som loggat in på ditt företagskonto, när och varifrån.

Lyckade och misslyckade inloggningsförsök med tidpunkt och IP-adress.
Kontrollera om det finns åtkomst du inte känner igen.
Tvåfaktorsautentisering och lösenordsbyten hanteras under Inställningar → Konto.

31. Rekommendationsprogram

/referrals

Rekommendera InvoiceCraft till andra företag.

Hämta din personliga rekommendationslänk.
Följ hur många värvade företag som registrerat sig.
Se de belöningsvillkor som gäller just nu.