InvoiceCraft App-gids — Functieoverzicht

1. Dashboard

/app

Uw startpagina na het inloggen — een compleet beeld van de situatie van uw bedrijf in enkele seconden.

Kerncijfers: openstaand (niet-geïnd) saldo, achterstallige facturen, producten met lage voorraad en concepten.
De lijst “Facturen die aandacht vereisen”, gesorteerd op prioriteit (eerst achterstallig, dan open).
Een “Snelstart”-checklist voor de eerste stappen (bedrijfsprofiel, eerste klant, eerste product, eerste factuur).
Kaarten “Lage voorraad” en “Recente klanten” met directe links.
Snelle actieknoppen om een nieuw document te maken of klanten en catalogus te openen.
Een vaste zijbalk voor navigatie, met globaal zoeken (facturen, klanten, producten) bovenaan.

Dashboard: kerncijfers, facturen die aandacht vereisen en snelstart.

2. Documenten (facturen, offertes & pakbonnen)

/documents

Het operationele hart van de app: één tabel voor alle facturen, offertes, pakbonnen en creditfacturen (Gutschrift).

Tabbladen per type: factuur, offerte, pakbon, e-factuurimport en importen.
Filteren op status: concept, uitgegeven, betaald, geannuleerd — plus het filter “alleen achterstallig” en tekstzoeken.
Toont nummer, klant, uitgiftedatum, status, referentie en openstaand saldo per document.
Directe acties: document openen, betalingen registreren en het archief bekijken.
Paginering met instelbaar aantal rijen, een intern scrollgebied en een vaste tabelkop.

Documentenlijst — De documentenlijst met gekleurde statussen en openstaande saldi.

3. Een nieuw document maken

/documents/new

Een stapsgewijze wizard om snel en foutloos een nieuwe factuur, offerte of pakbon te maken.

Kies het documenttype (factuur / offerte / pakbon) en daarna de klant uit een doorzoekbare lijst.
Een pakbon toont alleen artikelen en aantallen — zonder prijzen of btw.
Voeg regels toe vanuit de catalogus of handmatig: hoeveelheid, prijs en btw-tarief per regel.
Automatische totalen: netto, btw (inclusief ondersteuning voor de Duitse kleineondernemersregeling §19 UStG “Kleinunternehmer”) en bruto.
Een laatste controle voordat u opslaat als concept of direct uitgeeft.

Nieuw document — De wizard voor een nieuw document met zijn stappen.

4. Klanten

/customers

Volledig klantenbeheer met alle fiscale gegevens die nodig zijn voor Duitse en Europese facturering.

Een kerncijferbalk bovenaan: actieve klanten, aantal documenten, openstaand saldo en topklanten.
De tabel toont per klant: activiteit (aantal documenten, openstaand saldo, laatste document), contactgegevens en fiscale details (belastingnummer, btw-nummer en de Leitweg-ID voor publieke B2G-klanten).
Statusbadge (actief / inactief) en een B2G-badge voor overheidsinstanties.
Direct zoeken, bewerk- en verwijderacties per rij en een kaartweergave op mobiel.

Klantenpagina — Klanten: de kerncijferbalk en de gedetailleerde tabel.

5. Catalogus (producten & diensten)

/catalog

De bibliotheek van producten en diensten waaruit uw factuurregels worden opgebouwd, met optionele voorraadregistratie.

Elk artikel heeft: naam en omschrijving, type (product / dienst), eenheid, code, prijs, standaardhoeveelheid en btw-tarief.
Voorraadregistratie: huidige voorraad, waarschuwingsdrempel, voorraadwaarde, met gekleurde statusbadges (op voorraad / laag / uitverkocht / niet gevolgd).
Een snel voorraadfilter (alle, gevolgd, laag, uitverkocht, beschikbaar) en tekstzoeken.
Een voorraadcorrectieknop direct in de tabel en een link naar de bewegingshistorie van elk product.

Cataloguspagina — De catalogus met voorraadstatusbadges en rijacties.

6. Voorraadrapport

/inventory

Een analytische blik op de voorraad: waarde, waarschuwingen en omloopsnelheid.

Kerncijfers: totale voorraadwaarde, aantal gevolgde artikelen, artikelen met lage voorraad en potentiële marge.
Een gedetailleerde tabel met huidige voorraad, waarschuwingsdrempels en beweging over 30 dagen.
Een bewakingslijst voor lage voorraad en de meest actieve producten.
CSV-export, afdrukken / PDF en een e-mail met de tekortlijst naar uw team.

Voorraadrapport — Het voorraadrapport met kerncijfers en bewakingslijsten.

7. Rapporten

/reports

Financiële rapporten voor de gekozen periode, met een volledige archiefexport.

Filteren op klant, product en periode.
Periodecijfers: uitgegeven waarde, aantal documenten, gemiddelde documentwaarde en eindtotaal.
Een grafiek van de omzettrend en het aandeel van topklanten in de omzet.
Een ouderdomsanalyse van debiteuren (niet vervallen, 1–15, 16–30, 31+ dagen) en de lijst met achterstallige facturen.
Exporteer een ZIP-archief met PDF's, e-factuur-XML-bestanden en validatieprotocollen voor een gekozen periode.

Rapportenpagina — Rapporten: filters, omzettrend en ouderdomsanalyse.

8. Activiteitenlogboek

/activity

Een audittrail van elke wijziging in het account — wie wat wanneer heeft gewijzigd.

Dekt documenten, klanten, catalogus, voorraad en instellingen.
Filteren op entiteit, actietype, gebruiker en periode.
Toont tijd, actie, entiteit, wijzigingssamenvatting en de uitvoerende gebruiker.

Activiteitenlogboek — Het activiteitenlogboek met zijn filters.

9. Inkomende e-facturen

/einvoices

Ontvang en bekijk e-facturen van leveranciers in de formaten XRechnung en ZUGFeRD.

Importeer e-factuur-XML / PDF-bestanden en valideer ze.
Bekijk de validatiestatus van elke geïmporteerde factuur.
Een detailpagina per factuur met alle geëxtraheerde gegevens.

10. Import & export

/import-export

Verplaats gegevens in en uit de app als CSV.

Importeer klanten en catalogusartikelen in bulk vanuit CSV-bestanden.
Exporteer uw gegevens voor back-up of externe verwerking.
Kant-en-klare sjablonen en instructies voor het bestandsformaat.

Import en export — De import- en exportpagina.

11. Bedrijfsinstellingen

/settings/company

De officiële gegevens die op uw facturen verschijnen en het factureringsgedrag bepalen.

Bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en logo.
Belastingnummers (Steuernummer / USt-IdNr) en de optie voor kleine ondernemers (Kleinunternehmer).
Bankgegevens (IBAN / BIC) die op de factuur worden afgedrukt.
Nummervoorvoegsels voor facturen en offertes, standaardvaluta en taal.

Bedrijfsinstellingen met fiscale en bankgegevens.

12. Factuursjablonen

/settings/templates

Pas de uiteindelijke PDF aan die uw klant ontvangt.

Kies een ontwerpsjabloon en pas de kleuren aan.
Kop- en voetteksten (betalingsvoorwaarden, juridische opmerkingen, groet).
Een live voorbeeld van het sjabloon voordat u opslaat.

Factuursjablonen — De sjablooneditor met live voorbeeld.

13. Gebruikers & uitnodigingen

/settings/users

Beheer uw team en hun rechten binnen het bedrijfsaccount.

Nodig nieuwe leden uit via e-mail.
Gegradeerde rollen en rechten (eigenaar, manager, redacteur…) bepalen wat elk lid kan doen.
Volg openstaande uitnodigingen op, trek ze in en beheer huidige leden.

Gebruikers en uitnodigingen — Beheer van gebruikers en uitnodigingen.

14. Abonnement & facturering

/billing

Beheer uw eigen InvoiceCraft-abonnement.

Bekijk uw huidige plan (Free / Basic / Pro / Business) en de limieten ervan.
Upgrade of downgrade en beheer uw betaalmethode via Stripe.
Bekijk uw eerdere abonnementsfacturen.

Abonnement en facturering — De abonnementspagina en planbeheer.

15. Leveranciers

/suppliers

De tegenhanger van Klanten: de bedrijven waarbij u inkoopt. Leveranciers verbinden uw inkooporders, inkoopfacturen en uitgaven met elkaar.

Contactgegevens, adres, btw-nummer en betalingsvoorwaarden per leverancier vastleggen.
Leveranciers doorzoeken op naam en filteren op status (actief / inactief).
Een leverancier openen en diens inkooporders en inkoopfacturen op één plek zien.
Inactieve leveranciers blijven in uw historie maar verschijnen niet meer in keuzelijsten.

16. Inkooporders

/purchase-orders

Goederen bij uw leveranciers bestellen en volgen wat er werkelijk binnenkomt.

Een inkooporder vanuit de catalogus maken en als pdf per e-mail naar de leverancier sturen.
Goederenontvangsten vastleggen — gedeeltelijk of volledig; de voorraad stijgt met wat u werkelijk ontving.
Goederen retourneren aan een leverancier bij een verkeerde of beschadigde levering.
Drieweg-matching vergelijkt order, ontvangst en leveranciersfactuur en meldt afwijkingen vóór betaling.
Bestelsuggesties (in het voorraadgedeelte) kunnen een inkooporder aanmaken voor producten die opraken.

17. Inkoopfacturen

/purchase-invoices

De facturen die uw leveranciers u sturen — de voorbelastingkant van uw btw-aangifte.

Een inkoopfactuur handmatig invoeren of maken vanuit een bestaande inkooporder.
Het postvak IN (/incoming) ontvangt leveranciersfacturen, toont de uitgelezen gegevens ter controle en zet ze om in concepten — er wordt pas geboekt na uw bevestiging.
Betaalstatus en vervaldata volgen zodat niets dubbel of te laat wordt betaald.
Een inkoopfactuur in één stap als uitgave boeken.

18. B2B-postvak

/b2b-inbox

Documenten die gekoppelde verkopers op dit platform naar uw bedrijf sturen — zonder e-mail of bestandsuitwisseling.

Elk document zien dat een ander InvoiceCraft-bedrijf aan u heeft uitgereikt.
Een documentkopie openen: precies wat de afzender uitreikte, ongewijzigd.
Een binnengekomen document in één stap omzetten naar een inkoopconcept.
Bedrijfskoppelingen worden goedgekeurd via Instellingen → Bedrijfskoppelingen, dus niemand kan u ongevraagd documenten sturen.

19. Uitgaven

/expenses

Uw lopende bedrijfskosten — van bon tot goedgekeurde, geboekte uitgave.

Een uitgave vastleggen met datum, omschrijving, bedrag, btw-tarief en categorie, met de bon erbij.
Filteren op periode, rekening, categorie en status.
Goedkeuringsproces: indienen, goedkeuren of afwijzen — een afwijzing bevat altijd een reden.
Een bestaande inkoopfactuur direct als uitgave boeken in plaats van twee keer in te voeren.

20. Uitgavenrekeningen

/expense-ledgers

De rekeningstructuur waarop uw uitgaven worden geboekt — zodat de totalen aansluiten bij wat uw boekhouder verwacht.

Rekeningen aanmaken met naam, type en omschrijving.
Elke uitgave aan een rekening toewijzen; rapporten en exports groeperen per rekening.
Rekeningen één keer aan het begin inrichten en daarna voor elke uitgave hergebruiken.

21. Bank

/banking

Bankafschriften importeren en afletteren tegen uw facturen.

Een of meer bankrekeningen bijhouden met naam en IBAN.
Een afschriftbestand importeren; de transacties verschijnen met datum, bedrag en omschrijving.
Een transactie koppelen aan een openstaande factuur om die als betaald te markeren — passende kandidaten worden voorgesteld.
Het geïmporteerde saldo voedt ook de liquiditeitsprognose, dus houd het actueel.

22. Liquiditeitsprognose

/cashflow

Een doorlopende prognose van 13 weken op basis van uw banksaldo, openstaande facturen en terugkerende schema's.

Kerncijfers: huidig banksaldo, laagste verwachte saldo, de risicoweek, achterstallige vorderingen en openstaande schulden.
Drie scenario's vergelijken — Basis, Optimistisch en Behoudend.
Scenario's zijn enkel een prognose: ze wijzigen uw documenten nooit.
Ontbreekt het banksaldo of is het verouderd, dan meldt de pagina dat en markeert de prognose als weinig betrouwbaar — importeer dan een recent afschrift bij Bank.

23. Terugkerende facturen

/recurring-invoices

Voor klanten die u op een vast ritme factureert — abonnementen, vaste vergoedingen, onderhoudscontracten.

Een schema (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal) instellen vanuit een bestaande factuur.
De volgende factuur bekijken voordat die wordt gegenereerd.
De volgende factuur als concept genereren, zodat u die vóór verzending controleert.
Een periode die al gegenereerd is, wordt geen tweede keer gegenereerd.

24. Offertesjablonen

/quote-templates

Herbruikbare regelsets voor offertes die u telkens opnieuw schrijft.

Een veelgebruikte combinatie van producten en diensten als sjabloon opslaan.
Een nieuwe offerte starten vanuit een sjabloon in plaats van de regels opnieuw in te voeren.
Een sjabloon centraal aanpassen — latere offertes nemen de wijziging over.

25. Projecten

/projects

Tijd op klantprojecten bijhouden, uren goedkeuren en factureren als factuurconcept.

Een project per klant aanmaken met een budget en een uurtarief.
Geboekte uren tegen het budget zien, zodat overschrijdingen vroeg opvallen.
Ingediende uren goedkeuren voordat ze factureerbaar worden.
Goedgekeurde uren in één stap omzetten naar een factuurconcept.

26. Mijn urenregistratie

/timesheet

De persoonlijke weergave voor iedereen die uren boekt.

Uren op een project boeken met datum, duur en omschrijving.
Uw eigen week in één oogopslag zien en regels corrigeren vóór het indienen.
Uren indienen ter goedkeuring; goedgekeurde uren worden via Projecten gefactureerd.

27. Beheer klantenportaal

/portal-admin/dashboard

Het B2B-portaal waarop uw klanten inloggen om rechtstreeks bij u te bestellen. Hier beheert u dat portaal als verkoper.

Overzicht — portaalactiviteit en openstaande orders in één oogopslag.
Producten & categorieën — bepalen welke catalogusartikelen in de webshop verschijnen en hoe ze zijn gegroepeerd.
Prijzen — klantspecifieke prijzen en kortingen.
Klanten — portaaltoegang verlenen aan de gebruikers van een klant en weer intrekken.
Orders — binnengekomen portaalorders beoordelen en omzetten naar documenten.
Instellingen — hoe het portaal zich aan uw klanten presenteert.

28. Smart insights

/insights

Op regels gebaseerde suggesties uit gegevens die u al heeft.

Wijst op wat aandacht verdient — klanten die laat betalen, producten die niet lopen, ongebruikelijke kostenontwikkelingen.
Elke suggestie linkt direct naar het betreffende document of record.
Alleen-lezen: insights wijzigen uit zichzelf nooit iets.

29. Meldingen

/notifications

Het centrale postvak voor alles wat de app u wil melden.

Achterstallige facturen, nieuwe portaalorders, afgeronde imports en exports, mislukte verzendingen.
De bel in de koptekst toont het aantal ongelezen meldingen; de pagina toont de volledige historie.
Open een melding om direct naar het betreffende record te springen.

30. Aanmeldgeschiedenis

/security/login-history

Wie zich wanneer en vanwaar bij uw bedrijfsaccount heeft aangemeld.

Geslaagde en mislukte aanmeldpogingen met tijdstip en IP-adres.
Controleren op toegang die u niet herkent.
Tweefactorauthenticatie en wachtwoordwijzigingen beheert u via Instellingen → Account.

31. Aanbevelingsprogramma

/referrals

InvoiceCraft aanbevelen aan andere bedrijven.

Uw persoonlijke aanbevelingslink ophalen.
Volgen hoeveel aangebrachte bedrijven zich hebben aangemeld.
De op dit moment geldende beloningsvoorwaarden inzien.