1. لوحة التحكم
/appالصفحة الرئيسية بعد تسجيل الدخول، تعطيك نظرة شاملة على وضع شركتك خلال ثوانٍ.
- مؤشرات رئيسية: المبلغ المفتوح (غير المحصَّل)، الفواتير المتأخرة، المنتجات منخفضة المخزون، والمسودات.
- قائمة «فواتير تحتاج انتباهك» مرتّبة حسب الأولوية (متأخرة ثم مفتوحة).
- قائمة «البدء السريع» لإكمال خطوات الإعداد الأولى (ملف الشركة، أول زبون، أول منتج، أول فاتورة).
- بطاقات «المخزون المنخفض» و«الزبائن الجدد» مع روابط مباشرة.
- أزرار إجراء سريع لإنشاء مستند جديد أو فتح الزبائن والكتالوج.
- شريط جانبي ثابت للتنقّل، وبحث شامل (فواتير، زبائن، منتجات) أعلى القائمة.
2. المستندات (الفواتير وعروض الأسعار وسندات التسليم)
/documentsالقلب التشغيلي للتطبيق: جدول واحد لكل الفواتير وعروض الأسعار وسندات التسليم وإشعارات الدائن (Gutschrift).
- تبويبات حسب النوع: فاتورة، عرض سعر، سند تسليم، استيراد فاتورة إلكترونية، والاستيرادات.
- فلترة حسب الحالة: مسودة، صادرة، مدفوعة، ملغاة — مع فلتر «المتأخرة فقط» وبحث نصي.
- عرض الرقم، الزبون، تاريخ الإصدار، الحالة، المرجع، والمبلغ المفتوح لكل مستند.
- أزرار مباشرة: فتح المستند، تسجيل الدفعات، وعرض الأرشيف.
- ترقيم صفحات وتحكم بعدد الصفوف، مع شريط تمرير داخلي ورأس جدول ثابت.
3. إنشاء مستند جديد
/documents/newمعالج خطوة-بخطوة لإنشاء فاتورة أو عرض سعر أو سند تسليم جديد بسرعة ودون أخطاء.
- اختيار نوع المستند (فاتورة / عرض سعر / سند تسليم) ثم الزبون من قائمة بحث.
- سند التسليم يعرض الأصناف والكميات فقط — بلا أسعار أو ضريبة.
- إضافة بنود من الكتالوج أو يدويًا: الكمية، السعر، نسبة الضريبة لكل بند.
- حساب تلقائي للمجاميع: الصافي، الضريبة (مع دعم نظام صاحب المشروع الصغير Kleinunternehmer)، والإجمالي.
- مراجعة نهائية قبل الحفظ كمسودة أو الإصدار مباشرة.
4. الزبائن
/customersإدارة كاملة لقاعدة الزبائن مع كل البيانات الضريبية المطلوبة للفوترة الألمانية والأوروبية.
- شريط مؤشرات أعلى الصفحة: الزبائن النشطون، عدد المستندات، الرصيد المفتوح، وأفضل الزبائن.
- جدول يعرض لكل زبون: نشاطه (عدد المستندات، الرصيد المفتوح، آخر مستند)، بيانات الاتصال، والتفاصيل الضريبية (الرقم الضريبي، رقم VAT، ومعرّف Leitweg-ID لزبائن القطاع الحكومي B2G).
- شارة حالة (نشط / غير نشط) وشارة B2G للجهات الحكومية.
- بحث فوري، وأزرار تعديل وحذف لكل صف، وعرض بطاقات مخصص للجوال.
5. الكتالوج (المنتجات والخدمات)
/catalogمكتبة المنتجات والخدمات التي تُبنى منها بنود الفواتير، مع تتبّع اختياري للمخزون.
- لكل عنصر: الاسم والوصف، النوع (منتج / خدمة)، الوحدة، الكود، السعر، الكمية الافتراضية، ونسبة الضريبة.
- تتبّع المخزون: الكمية الحالية، حدّ التنبيه المنخفض، قيمة المخزون، مع شارات ملوّنة للحالة (متوفر / منخفض / نافد / غير متتبَّع).
- فلتر مخزون سريع (الكل، المتتبَّع، منخفض، نافد، متوفر) وبحث نصي.
- زر تسوية مخزون مباشر من الجدول، ورابط لسجل حركات كل منتج.
6. تقرير المخزون
/inventoryنظرة تحليلية على المخزون: القيمة، التنبيهات، وسرعة الحركة.
- مؤشرات: قيمة المخزون الإجمالية، عدد العناصر المتتبَّعة، العناصر المنخفضة، والهامش المحتمل.
- جدول تفصيلي بالمخزون الحالي وحدود التنبيه وحركة آخر 30 يومًا.
- قائمة مراقبة للمخزون المنخفض وأكثر المنتجات حركة.
- تصدير CSV، طباعة / PDF، وإرسال بريد بقائمة النواقص.
7. التقارير
/reportsتقارير مالية للفترة المختارة مع إمكانية تصدير أرشيف كامل.
- فلترة حسب الزبون والمنتج والفترة الزمنية.
- مؤشرات الفترة: القيمة الصادرة، عدد المستندات، متوسط قيمة المستند، والإجمالي الكلي.
- رسم بياني لاتجاه الإيرادات، وحصص أفضل الزبائن من الإيراد.
- جدول أعمار الذمم (غير مستحقة، متأخرة 1–15، 16–30، +31 يومًا) وقائمة الفواتير المتأخرة.
- تصدير أرشيف ZIP يضم ملفات PDF وXML للفواتير الإلكترونية وبروتوكولات الفحص لفترة محددة.
8. سجل النشاط
/activityسجل تدقيق لكل التغييرات في الحساب — من عدّل ماذا ومتى.
- يغطي المستندات والزبائن والكتالوج والمخزون والإعدادات.
- فلترة حسب الكيان ونوع الإجراء والمستخدم والفترة.
- يعرض الوقت، الإجراء، الكيان، ملخص التغيير، والمستخدم المنفِّذ.
9. الفواتير الإلكترونية الواردة
/einvoicesاستقبال فواتير الموردين الإلكترونية بصيغ XRechnung وZUGFeRD ومعاينتها.
- استيراد ملفات XML / PDF للفواتير الإلكترونية والتحقق من صحتها.
- عرض حالة الفحص والتحقق لكل فاتورة مستوردة.
- صفحة تفاصيل لكل فاتورة تعرض بياناتها الكاملة المستخرجة.
10. الاستيراد والتصدير
/import-exportنقل البيانات من وإلى التطبيق بصيغة CSV.
- استيراد الزبائن وعناصر الكتالوج دفعة واحدة من ملفات CSV.
- تصدير بياناتك للنسخ الاحتياطي أو المعالجة الخارجية.
- قوالب جاهزة وتعليمات لتنسيق الملفات.
11. إعدادات الشركة
/settings/companyالبيانات الرسمية التي تظهر على فواتيرك وتحدد سلوك الفوترة.
- اسم الشركة والعنوان وبيانات الاتصال والشعار.
- الأرقام الضريبية (Steuernummer / USt-IdNr) وخيار نظام صاحب المشروع الصغير (Kleinunternehmer).
- البيانات البنكية (IBAN / BIC) التي تُطبع على الفاتورة.
- بادئات ترقيم الفواتير وعروض الأسعار، والعملة واللغة الافتراضية.
12. قوالب الفواتير
/settings/templatesتخصيص الشكل النهائي لملف PDF الذي يستلمه زبونك.
- اختيار قالب التصميم وتخصيص الألوان.
- نصوص الترويسة والتذييل (شروط الدفع، ملاحظات قانونية، تحية).
- معاينة حية للقالب قبل الحفظ.
13. المستخدمون والدعوات
/settings/usersإدارة فريق العمل وصلاحياته داخل حساب الشركة.
- دعوة أعضاء جدد عبر البريد الإلكتروني.
- أدوار وصلاحيات متدرجة (مالك، مدير، محرّر...) تتحكم بما يمكن لكل عضو فعله.
- متابعة الدعوات المعلّقة وإلغاؤها، وإدارة الأعضاء الحاليين.
14. الاشتراك والفوترة
/billingإدارة خطة اشتراكك في InvoiceCraft نفسه.
- عرض الخطة الحالية (Free / Basic / Pro / Business) وحدودها.
- الترقية أو التخفيض، وإدارة وسيلة الدفع عبر Stripe.
- الاطلاع على فواتير الاشتراك السابقة.
15. المورّدون
/suppliersالنظير المقابل للعملاء: الشركات التي تشتري منها. يربط المورّدون بين أوامر الشراء وفواتير الشراء والمصروفات.
- تسجيل بيانات الاتصال والعنوان والرقم الضريبي وشروط الدفع لكل مورّد.
- البحث عن المورّدين بالاسم والتصفية حسب الحالة (نشط / غير نشط).
- فتح المورّد لعرض أوامر الشراء وفواتير الشراء الخاصة به في مكان واحد.
- يبقى المورّدون غير النشطين في السجل لكنهم لا يظهرون في قوائم الاختيار.
16. أوامر الشراء
/purchase-ordersاطلب البضائع من مورّديك وتتبّع ما يصل فعلياً.
- إنشاء أمر شراء من الكتالوج وإرساله إلى المورّد بالبريد الإلكتروني كملف PDF.
- تسجيل استلام البضائع — جزئياً أو كاملاً؛ ويزيد المخزون بمقدار ما استُلم فعلاً.
- إرجاع البضائع إلى المورّد عند وصول شحنة خاطئة أو تالفة.
- المطابقة الثلاثية تقارن أمر الشراء وإشعار الاستلام وفاتورة المورّد، وتنبّهك لأي فرق قبل الدفع.
- اقتراحات إعادة الطلب (في قسم المخزون) يمكنها إنشاء أمر شراء للمنتجات التي أوشكت على النفاد.
17. فواتير الشراء
/purchase-invoicesالفواتير التي يرسلها إليك مورّدوك — جانب ضريبة المدخلات في إقرارك الضريبي.
- إدخال فاتورة شراء يدوياً أو إنشاؤها من أمر شراء قائم.
- يستقبل صندوق الوارد (/incoming) فواتير المورّدين ويعرض البيانات المستخرجة للمراجعة ويحوّلها إلى مسودّات — ولا يُرحَّل شيء إلا بعد تأكيدك.
- تتبّع حالة السداد وتواريخ الاستحقاق حتى لا يُدفع شيء مرتين أو متأخراً.
- ترحيل فاتورة شراء كمصروف بخطوة واحدة.
18. صندوق B2B الوارد
/b2b-inboxالمستندات التي يرسلها إلى شركتك البائعون المرتبطون على هذه المنصّة — دون بريد إلكتروني أو تبادل ملفات.
- عرض كل مستند أصدرته إليك شركة أخرى تستخدم InvoiceCraft.
- فتح نسخة المستند: تماماً كما أصدرها المُرسِل، دون تغيير.
- تحويل مستند وارد إلى مسودّة شراء بخطوة واحدة.
- تُعتمد روابط الشركات من الإعدادات ← روابط الشركات، فلا يستطيع أحد إرسال مستندات إليك دون موافقتك.
19. المصروفات
/expensesتكاليف عملك الجارية — من الإيصال إلى مصروف معتمَد ومُرحَّل.
- تسجيل المصروف بالتاريخ والوصف والمبلغ ونسبة الضريبة والفئة، مع إرفاق الإيصال.
- التصفية حسب المدّة الزمنية والحساب والفئة والحالة.
- مسار الاعتماد: تقديم أو اعتماد أو رفض المصروف — ويحمل الرفض دائماً سبباً.
- ترحيل فاتورة شراء قائمة كمصروف مباشرةً بدل إدخالها مرتين.
20. حسابات المصروفات
/expense-ledgersهيكل الحسابات الذي تُرحَّل إليه مصروفاتك — لتتطابق المجاميع مع ما يتوقّعه محاسبك.
- تعريف الحسابات باسم ونوع ووصف.
- إسناد كل مصروف إلى حساب؛ وتُجمِّع التقارير والتصديرات حسب الحساب.
- إعداد الحسابات مرّة واحدة في البداية ثم إعادة استخدامها مع كل مصروف.
21. البنوك
/bankingاستيراد كشوف الحساب البنكية ومطابقتها مع فواتيرك.
- إدارة حساب بنكي واحد أو أكثر بالاسم ورقم الآيبان.
- استيراد ملف كشف حساب؛ وتظهر الحركات بالتاريخ والمبلغ وبيان العملية.
- مطابقة حركة مع فاتورة مفتوحة لوسمها كمدفوعة — وتُقترح عليك الحركات المرشّحة.
- الرصيد المستورد يغذّي أيضاً توقّع التدفّق النقدي، لذا حافظ على تحديثه.
22. توقّع التدفّق النقدي
/cashflowتوقّع متجدّد لثلاثة عشر أسبوعاً مبني على رصيدك البنكي وفواتيرك المفتوحة وجداولك المتكرّرة.
- المؤشّرات: الرصيد البنكي الحالي، وأدنى رصيد متوقَّع، والأسبوع الحرج، والذمم المتأخّرة، والالتزامات المفتوحة.
- مقارنة ثلاثة سيناريوهات — الأساسي والمتفائل والمتحفّظ.
- السيناريوهات توقّع فقط: لا تغيّر مستنداتك أبداً.
- إذا كان الرصيد البنكي مفقوداً أو قديماً تنبّهك الصفحة وتَسِم التوقّع بأنه ضعيف الموثوقية — فاستورد كشفاً حديثاً من قسم البنوك.
23. الفواتير المتكرّرة
/recurring-invoicesللعملاء الذين تفوترهم بوتيرة ثابتة — الاشتراكات والأتعاب الدورية وعقود الصيانة.
- تحديد جدول (شهري أو ربع سنوي مثلاً) انطلاقاً من فاتورة قائمة.
- معاينة الفاتورة التالية قبل إنشائها.
- إنشاء الفاتورة التالية كمسودّة لمراجعتها قبل الإرسال.
- الفترة التي أُنشئت مرّة لا تُنشأ مرّة ثانية.
24. قوالب العروض
/quote-templatesمجموعات بنود قابلة لإعادة الاستخدام للعروض التي تكتبها مراراً.
- حفظ تركيبة متكرّرة من المنتجات والخدمات كقالب.
- بدء عرض جديد من قالب بدل إعادة إدخال البنود.
- تعديل القالب مركزياً — وتلتقط العروض اللاحقة التغيير.
25. المشاريع
/projectsتسجيل الوقت على مشاريع العملاء واعتماد الساعات وفوترتها كمسودّات فواتير.
- إنشاء مشروع لكل عميل بميزانية وأجر بالساعة.
- عرض الساعات المسجّلة مقابل الميزانية ليظهر التجاوز مبكراً.
- اعتماد الساعات المقدَّمة قبل أن تصبح قابلة للفوترة.
- تحويل الساعات المعتمدة إلى مسودّة فاتورة بخطوة واحدة.
26. سجل ساعاتي
/timesheetالعرض الشخصي لكل من يسجّل ساعات عمل.
- تسجيل ساعات على مشروع بالتاريخ والمدّة والوصف.
- رؤية أسبوعك كاملاً وتصحيح القيود قبل تقديمها.
- تقديم الساعات للاعتماد؛ والساعات المعتمَدة تُفوتر من قسم المشاريع.
27. إدارة بوابة العملاء
/portal-admin/dashboardبوابة B2B التي يسجّل عملاؤك الدخول إليها للطلب منك مباشرة. هنا تديرها بصفتك البائع.
- لوحة المتابعة — نشاط البوابة والطلبات المفتوحة بلمحة.
- المنتجات والفئات — تحديد أصناف الكتالوج التي تظهر في المتجر الإلكتروني وكيفية تجميعها.
- الأسعار — أسعار وخصومات خاصة بكل عميل.
- العملاء — منح صلاحية الدخول إلى البوابة لمستخدمي عميل وسحبها.
- الطلبات — مراجعة طلبات البوابة الواردة وتحويلها إلى مستندات.
- الإعدادات — كيفية ظهور البوابة لعملائك.
28. الرؤى الذكية
/insightsاقتراحات مبنية على قواعد مستخلصة من بياناتك الموجودة أصلاً.
- تنبّهك لما يستحق النظر — عملاء يتأخّرون في السداد، ومنتجات راكدة، واتجاهات تكاليف غير معتادة.
- كل اقتراح يرتبط مباشرة بالمستند أو السجل الذي يشير إليه.
- للقراءة فقط: الرؤى لا تغيّر شيئاً من تلقاء نفسها.
29. الإشعارات
/notificationsالصندوق المركزي لكل ما يريد التطبيق إخبارك به.
- الفواتير المتأخّرة، وطلبات البوابة الجديدة، وعمليات الاستيراد والتصدير المكتملة، وحالات التسليم الفاشلة.
- يعرض الجرس في الشريط العلوي عدد غير المقروء، وتعرض الصفحة السجل الكامل.
- افتح الإشعار للانتقال مباشرة إلى السجل المعني.
30. سجل الدخول
/security/login-historyمن سجّل الدخول إلى حساب شركتك، ومتى، ومن أين.
- محاولات الدخول الناجحة والفاشلة مع الوقت وعنوان IP.
- تحقّق من أي وصول لا تعرفه.
- تُدار المصادقة الثنائية وتغيير كلمة المرور من الإعدادات ← الحساب.
31. برنامج الإحالة
/referralsرشّح InvoiceCraft لشركات أخرى.
- احصل على رابط الإحالة الخاص بك.
- تابع عدد الشركات المُحالة التي سجّلت.
- اطّلع على شروط المكافأة السارية حالياً.